En toda empresa tenemos procedimientos que nos permiten optimizar la forma de trabajar y cada día buscamos las mejores formas de adaptarnos a las nuevas tendencias, a las necesidades del mercado y a la rapidez de los cambios.

Normalmente tenemos mucho trabajo por hacer y poco tiempo para cumplir con la meta, por esa razón la planificación de tareas se ha convertido en un recurso imprescindible para superar todos los retos que te propongas con tu empresa o proyecto.

La incorrecta gestión del tiempo conlleva a retrasos, incumplimiento de los objetivos y a una mala percepción del trabajo. De ahí la importancia de planificarse en tiempo y forma, usar las herramientas disponibles y tener éxito.  

La buena organización debe apoyarse en el establecimiento de objetivos claros y concisos; tomar decisiones con anticipación antes de accionar. Ten en cuenta que por cada minuto invertido correctamente en planificación puedes ahorrar hasta diez minutos en la ejecución. 

Otros trucos que puedes usar para mejorar el rendimiento

• Deja lo que más disfrutes para el final, así no te vas a fatigar con tareas pesadas cuando la jornada está a punto de terminar.

• Crea una lista de tareas y ve tachando las que cumplas durante el día. Parece mentira pero al ver gráficamente el avance de tu trabajo el cerebro siente alivio y generas menos estrés.

• Procura completar las tareas que requieran mayor esfuerzo entre las 10 am y las 12 pm. Está comprobado por estudios científicos que alcanzas el mayor tiempo de productividad en ese horario.

Las metodologías de planeación más célebres

Método Pomodoro: Se trata de un método de gestión del tiempo cuyo valor fundamental está en la capacidad de eliminar la ansiedad para mejorar el rendimiento. Fue ideado por el italiano Francesco Cirillo. La dinámica es medir el tiempo de una determinada tarea o actividad realizando pausas regulares para mejorar la agilidad mental.

Normalmente se cronometra un reloj en intervalos de 25 minutos cada uno y pequeños descansos de 5 minutos o después de completar cuatro ciclos después de los cuáles el tiempo de reposo es mayor, unos 20 minutos.

Método Kanban: Una metodología con acento japonés, ésta se trata de categorizar tareas para ser más útil. Se trabaja con un muro en el cual se coloca de forma visual una serie de tarjetas que representan actividades productivas continuas. Puedes dividir el muro o tablero en la cantidad de procesos de producción que se requieran para completar una labor. Los post its y las pizarras funcionan muy bien para el Kanban.

Método GDT (get this done): Fue desarrollado por David Allen y es reconocido mundialmente por se una de las metodologías más eficientes de organización. En resumen se trata de no acumular lo que se puede hacer ya.

A través de esta metodología, básicamente organizarás todo antes de trabajar, basado en cuatro principios fundamentales: recopilar, procesar, organizar y ejecutar. Para implementar el GDT puedes valerte de herramientas como Trello que son ideales para anotar tareas críticas a través de listados y clasificar tus pendientes, urgentes e importantes.

Existen infinidad de técnicas y cada persona tiene sus propios métodos aunque lo más importante de todo es que se puedan cumplir los objetivos para hacer el trabajo de forma adecuada, independientemente de la estructura que utilices.