Cada día tiene 24 horas y estas a su vez se dividen en 1440 minutos, suena muchísimo tiempo pero lo cierto es que en ocasiones no es así. El mundo y sus demandas exigen que busquemos nuevas y mejores formas de organización y optimización de un recurso tan valioso como el tiempo. 

Para organizarnos podemos hacerlo de muchas maneras: crear listados de tareas, usar herramientas de organización, revisar de acuerdo a la experiencia qué cantidad de tiempo dedicamos a cada actividad y asignarles un límite determinado, plantearnos objetivos y cumplirlos, por supuesto.

Ahora bien, hablando de la administración del tiempo en la oficina, existen dos tipos: 

El tiempo positivo y el tiempo negativo. Cada uno de ellos afecta directamente la forma en la que rinde tu día. 

Por su parte el  tiempo positivo se relaciona con cada una de las actividades productivas a través de las cuales cumples con los objetivos y te permiten sumar al desarrollo de una determinada tarea. Inclusive los momentos que le dediques a las pausas activas cuentan como formas positivas de invertir el día ya que de esa manera también se fomentan y hábitos saludables que te permitirán trabajar mejor. 

En en el otro lado se encuentra el tiempo negativo o tiempos muertos una de las mayores causas del fracaso en el cumplimiento de metas. La procrastinación y la falta de organización son factores que influyen en la pérdida de tiempo. Inclusive la falta de compromiso con tareas o con la misma compañía no permiten que  se aproveche correctamente el horario laboral. 

Herramientas para la organización de tiempo y recursos

Existen herramientas de design thinking que pueden permitirnos una mejor administración de tiempos como el mapa de urgentes e importantes (Matriz de Eisenhower) o  la matriz RACI en caso que manejes equipos trabajo. 

Matriz de Eisenhower: Permite clasificar las tareas a través del principio de urgencia e importancia que tenga cada una de ellas para el proyecto. Para verlo de un modo más gráfico hay tareas que literalmente pueden esperar a pesar de ser importantes como si de un cartucho de dinamita con una mecha larga se tratase.  Mientras que las urgentes deben ser resueltas de inmediato, mismo ejemplo de la dinamita pero con una mecha muy corta.

Matriz RACI: Esta otra metodología gráfica permite asignar tareas a concretar y ver la cadena de aprobación de un proyecto determinado. Se utiliza en la asignación de responsabilidades y en la correlación de actividades con recursos. Se debe ubicar los roles de cada miembro del equipo con las siguientes capacidades: responsable, aprobador, consultado e informado;  y listar las actividades a concretar en las que participa cada uno.