A quién no le ha pasado que, con varias decenas de entregas y pendientes que terminar, es convocado a una junta. En ese momento todo parece estar bien pero repentinamente pasan una, dos y hasta tres horas sin que termine la reunión, ni puedas continuar con tus labores. 

Por esta razón se hace necesario planificar correctamente tus juntas de manera que sean breves, concisas y nutritivas para cada miembro del equipo que esté participando. 

He aquí algunos consejos prácticos que puedes utilizar la próxima vez que decidas realizar una convocatoria a otros colaboradores.

• Claridad en el objetivo: Toda junta debe tener una meta visible para cada uno de los asistentes y dicha participación debe estar perfectamente justificada. Este es uno de los primeros pasos para lograr que todos se conecten y no piensen que pierden el tiempo en un meeting sin sentido. 

• Planifica la junta: Del mismo modo que planeas los proyectos dentro de tu dinámica laboral es preciso que estructures punto por punto todo lo que se va a tratar en la reunión. Trata de usar un lenguaje que todos puedan comprender y haz una lista de preguntas frecuentes para que tengas una respuesta rápida a cualquier duda que pueda surgir.

• Ve al grano: En ocasiones puede llegar a ser complicado sobre todo cuando se trata de muchas personas y opiniones. Por esa razón debes llevar un control de la junta para evitar salirte del tema y ser lo más preciso posible en el manejo de la información. 

• Fomenta la participación: Seguramente una de las razones principales por las que convocas una junta es para comunicar. Es necesario recordar que para que exista una comunicación eficaz el mensaje debe ir en dos direcciones por lo cual escuchar las opiniones y posibles soluciones de los demás miembros del equipo será importante. Motívalos con preguntas y planteamientos que supongan su colaboración desde cada una de sus áreas de experticia.

• Sé creativo: Puedes cambiar las cosas para variar de las clásicas y aburridas juntas convencionales. Lograr esto puede significar la diferencia entre una atención con entusiasmo o las caras largas y desubicadas. Puedes añadir dinámicas lúdicas, presentaciones interactivas y hasta llevar snacks y bebidas para amenizar. 

• Mejora cada vez: Aprender de los errores es una de las fuentes de conocimiento puro más grandes que tenemos. Si algo no estuvo bien o quedaron dudas replantea la metodología que usaste basándote en la retroalimentación positiva que pueden generar los demás colaboradores e  inclusive tu mismo a través de la autocrítica y del análisis de los resultados.